Skip to the content

Styr på digitalisering med FICS dokumenthåndtering

Efter et kuldsejlet ESDH-projekt stod Bornholms Regionskommune i 2007 over for en betydelig udfordring.  Man skulle finde en ny leverandør, som hurtigt og sikkert kunne hjælpe kommunen videre med en ambitiøs digitaliseringsplan. Politikerne havde en klar forventning om, at der denne gang skulle findes en holdbar løsning. For Claus Munk, stabschef i Politisk & Administrativt Sekretariat, var opgaven ikke til at tage fejl af:

“Vi var klar over, at vi havde ét skud tilbage i bøssen for at sikre en professionel ESDH-løsning.”

Fakta

Kunde
Bornholms Regionskommune

Ydelser
FICS ESDH

Ny og gammel

FICS er både ny og gammel på Bornholm. Før oprettelsen af den nuværende regionskommune brugte både amtskommunen og Aakirkeby Kommune FICS. Faktisk har en gammel version af FICS også kørt i dele af den nuværende regionskommune, mens administrationen forsøgte at sætte det projekt i gang. Den er siden hen blevet lukket ned.

FICS ESDH

Aftale med KMD

Det mangeårige samarbejde og det gode produkt var dog ikke alene afgørende for, at politikerne besluttede, at FICS skulle være den fremtidige leverandør. Det var nemlig også et fundamentalt krav, at FICS havde de rigtige snitflader til de øvrige systemer, som Bornholms Regionskommune arbejder med.

Finn Bruun Jensen tillægger i den forbindelse FICS’ samarbejdsaftale med KMD om udvikling af snitflader til deres fagsystemer meget stor værdi:

“KMD er en af vores centrale leverandører, og derfor skal de øvrige systemer, vi anvender, kunne spille sammen med KMD’s systemer. Kravet til gode snitflader er f.eks. også relevant for Teknik & Miljø, som har erfaring med FICS tilbage fra amtskommunens dage. Her skal ejendomsmodulet integreres med regionskommunens geografiske informationssystem, og det vil give vores kolleger i den virksomhed nogle store fordele i det daglige arbejde”, vurderer Finn Bruun Jensen.

I forvejen er FICS integreret med ejendomsoplysningerne i den offentlige informationsserver, og med koblingen til den aktuelle geografi får brugerne af FICS ejendom et yderst effektivt værktøj til f.eks. at behandle byggeansøgninger hurtigt og korrekt.

Grundig oplæring

Med 4500 medarbejdere fordelt på 67 virksomheder er Bornholms Regionskommune en både stor og alsidig arbejdsplads. Uddannelsen af brugerne er derfor også en stor opgave. Oplæringen startede i november 2007 med 200 medarbejdere, som allerede havde et kendskab til de gamle versioner af FICS, og som nu er fortroppen af brugere af de nyeste versioner.

I løbet af 2008 kom yderligere 400 på skolebænken, og i 2009 blev mellem 500 og 800 oplært. De relevante moduler i FICS bliver dermed spredt til alle kommunens virksomheder og bidrager til virkeliggørelsen af det Digitale Bornholm. Kursusprogrammet består af et startmodul i journalplanundervisning, hvorefter deltagerne får specialiseret undervisning i det eller de FICS-moduler, som er aktuelle for deres arbejde. Efter tre måneder gennemføres der opfølgningskurser.

BRK har etableret en drifts- og udviklingsorganisation, der sikrer den enkelte medarbejder en hurtig og præcis rådgivning, hvis der opstår tvivl om brugen af FICS.

“Udover en helpdesk i IT-afdelingen har vi bl.a. etableret en superbruger-gruppe på 12 kolleger, som er med til at sikre en ordentlig udrulning af de enkelte moduler. Dertil kommer de avancerede brugere, som er ankerpersoner på de enkelte arbejdspladser”, siger Gitte Skovgaard.

De nuværende moduler vil i fremtiden blive suppleret med nye moduler. Det gælder bl.a. Politikermodulet og Webdagsorden, ligesom en central indscanning skal sikre, at alle indgående dokumenter bliver elektroniske fra første færd.

Bornholm har siden 2002 været udpeget til et særligt indsatsområde på IT-området. Folketinget besluttede dengang at bevilge 24,4 mio. til rammeprogrammet Digitalt Bornholm, og udover at fremme bl.a. IT-miljøet i erhvervslivet blev det besluttet at skabe en digital offentlig forvaltning med ESDH som en vigtig bestanddel.

Vi havde et godt samarbejde med FICS lige fra starten. Vi mødtes både med ledelsen og de faglige eksperter og oplevede, at de lyttede til os. De har i hele forløbet været fleksible, og de holder ganske enkelt, hvad de lover. Den tillid, som præger samarbejdet, giver os den ro og sikkerhed, der skal til for at udføre arbejdet

Claus Munk, stabschef i Politisk & Administrativt Sekretariat, Bornholms Regionskommune
Odd Rune

Kontakt

Vil du høre mere?


Odd Rune
IT-forretningskonsulent
or@consit.dk
+45 31 41 40 98