Sparer ressourcer med FICS dokumenthåndtering
Som den største kommune i Region Sjælland har Roskilde ikke tøvet med at indlede et samarbejde om elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) med FICS Danmark. Og de første synlige fordele ved at have et effektivt værktøj har allerede vist sig.
Fakta
Kunde
Roskilde Kommune
Ydelser
FICS ESDH
“Tidligere brugte vi fem mand-dage på den tekniske fremstilling af dagsordener. Nu bruger vi typisk mellem en halv og en hel dag.”
Det siger Bjarne Petersen, som er leder af administrationens Dokumentafsnit. Han er dermed tæt på den malstrøm af information, der hver dag skal rundt i en kommune med 81.000 borgere og mere end 7000 ansatte.
Det er derfor heller ikke tilfældigt, at han vælger dagsordener som eksempel, når han skal beskrive FICS’ kvaliteter:
“I en politisk organisation med mange udvalg fylder dagsordener meget. Alene til de politiske udvalg har vi i 2007 ca. 150 dagsordener. Hertil kommer de mange administrative dagsordener. Det tager meget tid at fremskaffe de nødvendige oplysninger, hvis man ikke på forhånd har lagt informationerne ind i et effektivt elektronisk system. Med FICS har vi fået en velfungerende ESDH løsning, der så at sige følger en sag fra start til slut.”
Roskilde er landets 13. største kommune
Men de har alligevel valgt en af de små leverandører af dokumenthåndtering. Det er der ifølge Bjarne Petersen flere gode grunde til.
“For det første står FICS for kvalitet. Systemet fungerer simpelthen godt. For det andet var FICS allerede leverandør til Roskilde Amt og var påtænkt som leverandør til Ramsø Kommune, inden sammenlægningen kom på tale. Roskilde og Gundsø kommuner havde begge et gammelt system, som ikke var brugbart i den nye kommune. Derfor var det oplagt at indføre FICS i den nye storkommune.”
Og så er der lige prisen: “De er meget konkurrencedygtige, ikke mindst i sammenligning med de såkaldte FESD-systemer.”
Endelig hæfter Bjarne Petersen sig ved serviceniveauet:
“FICS reagerer hurtigt på vores henvendelser. Vi har en meget direkte dialog med dem, og de tager fat på tingene med det samme. Jeg tror, det hænger sammen med, at det er en lille og beslutningsdygtig virksomhed.”
Roskilde Kommune har i dag mellem 3000 og 4000 hyldemeter med arkiverede dokumenter, der er placeret i kommunens stadsarkiv. Men målet er, at alle dokumenter fremover skal være elektroniske og dermed indgå i kommunens videnbase. Det vil forbedre mulighederne for at sprede den tilgængelige viden til flere medarbejdere, og det vil øge de økonomiske fordele, der i øvrigt er ved at benytte ESDH.
Læs mere om FICS sags- og dokumenthåndtering
“Det har været afgørende for os at få et system, der er driftsikkert. Borgerne og kommunens ansatte har krav på, at kvaliteten er i top, og FICS har i praksis dokumenteret, at de kan levere varen.”
Thomas Meyhoff Crone, Byrådssekretariatschef i Roskilde Kommune
Vil du vide mere?
