Skip to the content

AutoPilot integration til Business Central Cloud

Fuld kontrol over jeres projekter

Når I vælger at benytte en specialudviklet løsning som AutoPilot til at styre jeres projekter, er det vigtigt samtidig at sikre, at I får et overblik over virksomhedens samlede økonomi uden, at I skal registrere bilag og andre transaktioner flere gange. Samtidigt er det vigtigt at sikre, at alle bogføringsrelevante registreringer er synkrone, mellem hvad der findes i Autopilot og i jeres økonomisystem – og med de samme beløb.

Integrationen er udviklet i tæt samarbejde med AutoPilot og vil give jer let adgang til støtte og support både i implementeringsfasen og ved eventuelle opståede udfordringer.

Målgruppe

  • Virksomheder der allerede benytter sagsmodulet i Business Central, og som gerne vil overgå til Autopilot
  • Virksomheder der allerede benytter Autopilot

Hovedfunktionalitet

Dynateam har mange års erfaring med projektstyring i både Dynamics NAV/Business Central og med integrationspakker til f.eks. AutoPilot. Vi kan derfor hjælpe jer igennem en hurtig og enkel igangsætning, da vi kender processerne og ”taler” jeres sprog samt kan stille de rigtige spørgsmål inden projektet går i gang.

Dette giver blandt andet:

  • Synkronisering af kunder, leverandører samt posteringerne af købsfaktura og
    købskreditnota.
  • Salgsfaktura, som oprettes i AutoPilot, oprettes automatisk i som finanskladdelinjer i Business Central.
  • Projekter/sager, som oprettes i AutoPilot, oprettes automatisk i Business Central som dimensionsværdier til dimensionen PROJEKT.
  • Debitorindbetalinger i Business Central, der er PROJEKT relaterede, synkroneres automatisk til AutoPilot.

Hvordan gør vi

1  Afklaringsmøde
Vi starter med et afklaringsmøde, hvor vi aftaler en tidsplan – vi kan normalt implementere indenfor fire uger – baseret på en gennemgang af de forskellige funktionsområder og hvad jeres fremtidige forretningsgange skal være.

Vi gennemgår følgende punkter:

  • Projektstyring og administrativ løsning i dag
  • Udlæg og omkostninger på sager
  • Kilometerpenge og Tidsregistrering
  • Igangværende arbejder
  • Opgradering/konvertering
  • Fakturering/udskrivning
  • Eventuelle tillægsløsninger
  • Tidsplan, vi kan normalt implementere indenfor 4 uger
  • Omfang af konsulentbistand

2  Opsætning af testmiljø
For I kan få fuld forståelse for, hvordan løsningerne arbejder sammen, opsætter vi et testmiljø, hvor vi sammen danner transaktioner og ser flowet i løsningen.

3  Undervisning
Foregår i testmiljøet

4  Implementering af integration

5  Go Live

6  Evt. implementering af tillægsprodukter

Processer

Integrationen understøtter følgende processer:

Debitorer: Oprettes og vedligeholdes i AutoPilot, og opdateres i Business Central. Denne procedure er valgt, da projekt og kunde oftest kommer først til de projektansvarliges kendskab.

Alle oplysninger der er relevante for at kunne danne en Salgsfaktura i AutoPilot findes her, men det er muligt at tilføje yderligere oplysninger om Debitor i Business Central, hvis dette behov skulle opstå. Det kan f.eks. være rykker-/rentemetode eller lignende.

For ikke at ændre i standardfunktionaliteten vil det være muligt at ændre på alle debitoroplysninger i Business Central, men man kan via rettighedsopsætning for de enkelte brugere ændre denne mulighed eller opsætte ’Ændringslog’, så man kan spore en eventuel ændring foretaget manuelt i Business Central.

Eksempel på en debitor i Business Central overført fra AutoPilot.

 

Kreditorer: Oprettes og vedligeholdes i Business Central, hvorefter kreditor automatisk oprettes/opdateres i AutoPilot. For at håndtere kreditorer er der oftest knyttet yderligere oplysninger omkring betalingsmetode mv., som kun bogholderi har kendskab til.

Eksempel på en kreditor i Business Central.

 

Projekter/Sager: Oprettes og vedligeholdes i AutoPilot, og opdateres automatisk i Business Central. Projekterne har altid sin start i projektgruppen og oprettes og vedligeholdes naturligt her.

Beskrivelsen af projektet er begrænset til 50 karakterer (de første 50 karakterer i beskrivelsen fra AutoPilot). Alle finansposteringer i Business Central, der er relevante for projekterne, vil efter bogføring bære en synlig kode for det relevante projekt.

Efterfølgende er vist hvordan registrering af købsfakturaer ved tildeling af ’Project ID’, ’WorkPackage ID’ og ’Activity ID’, vil sikre at posteringer rammer det korrekte projekt i AutoPilot. På samme vis overføres salgsfakturaer fra AutoPilot og de vil tilsvarende bære projektkoden.

(’Project ID’ i AutoPilot vil oftest være det samme som projekt i Business Central, men det være muligt at opbygge projektdimensionen i Business Central så denne udover ’Project ID’ indeholder ’WorkPackage ID’, ’Activity ID’, dog er der en begrænsning på 20 tegn i projektkoden. Finansposterne vil altid kun indeholde dimensionen projekt, men ”opsplitningen” vil kunne ses på den bogførte købsfaktura).

Eksempel på projekter i Business Central overført fra AutoPilot.

 

Købsfakturaer: Bogføres i Business Central, oftest via indlæsning med Document Capture (standard tillægsprodukt til Business Central). Posteringerne overføres automatisk til AutoPilot, og er derved klar til en eventuel viderefakturering til debitor. Samme funktionalitet findes for købskreditnotaer.

Eksempel på registrering af Købsfaktura på projekt i Business Central inden bogføring.

 

Salgsfakturaer: Dannes i AutoPilot, udskrives herfra og opdateres automatisk som finanskladdelinjer og kan herefter bogføres i Business Central med den ligeledes overførte projektkode. Samme funktionalitet findes for salgskreditnotaer.

Eksempel på overført salgsfaktura med projektkode i Business Central inden bogføring (- projektkoden er på baggrund af ’Project ID’, ’WorkPackage ID’ og ’Activity ID’) i kassekladde.

 

Debitorindbetalinger i Business Central: Projekt relaterede debitorindbetalinger hentes af AutoPilot, og opdaterer projektet på baggrund af dokumentnummer, restbeløb og lukkedag. Det vil sige at betaling og eventuel delvis udligning også kan ses i AutoPilot.

NOTE! Når der i ovenstående er nævnt at data overføres automatisk, betyder det i praksis, at man opsætter et interval for hvornår der næste gang skal udveksles data. Man kan dog altid selv aktivere at integrationen sættes i gang.

 

Finansbogholderi:

Eksempel på visning af data på valgt projekt og relevante finanskonti. Data kan nemt også overføres til Excel.

 

Eksempel på oversigt over flere udvalgte relevante projekter på relevante konti. Data kan nemt også overføres til Excel.

 

Medarbejder dimension: I arkitektvirksomheder er der oftest en aftale med medarbejderne om en optjening til efteruddannelse. Derfor er det muligt at en dimension til styring kan indgå i integrationskørslerne, således at medarbejderes ID er synkrone i Business Central og AutoPilot.

Det giver mulighed for at styre optjening og forbrug af efteruddannelse i AutoPilot.
Medarbejderne oprettes typisk som kreditorer.

Igangværende arbejder: Grundlaget for at opgøre igangværende arbejder findes i AutoPilot, uanset hvilken metode I anvender. De fleste af vores kunder bogfører de igangværende arbejder i Business Central, som en samlet sum månedligt med en efterfølgende tilbageførsel. Der er derfor ikke udviklet nogen integration til dette, men hvis I ønsker en projektspecifik bogføring af igangværende arbejder i Business Central kan dette ske ved kopiering af data fra Excel regneark til kassekladden eller ved brug af gentagelseskladder.

Relevante tillægsprodukter

Der er mange muligheder for at bygge videre på løsningen.

Nedenstående er elementer, som nemt kan integreres med løsningen:

  • Visning af købsbilag i AutoPilot
  • Pay-When-Paid
  • Continia Payment Management
  • Continia Document Capture

Vil du vide mere?

 

 

Mette Barsøe Larsen
Salgschef
+45 4187 9480
mbl@dynateam.dk

 

 

Henrik Munch Carlsen
Salgschef
+45 2184 8621
hmc@dynateam.dk